Comunicado Detran nº 8 (publicado no DOE de 22 de outubro de 2013)
Considerando a necessidade de padronização das atividades encetadas pelas Unidades de Atendimento deste DETRANSP, em especial quanto ao fornecimento de extratos de pesquisas, ao cidadão ou ao seu procurador legal e à apresentação de procuração e documentos pessoais para a obtenção de serviços de trânsito;
Comunico aos Diretores das Unidades de Atendimento do DETRAN-SP, aos Delegados de Polícia Diretores de Ciretrans, aos Diretores dos Postos do Poupatempo que:
1) Fica vedado o fornecimento de extratos de pesquisa PRODESP ao cidadão ou representante legal, incluindo advogados e despachantes, possuidores ou não de instrumento de mandato (procuração). As informações, quando o caso, deverão ser prestadas em forma de certidão ou declaração, observado o resguardo do sigilo dos dados previsto em lei;
2) A vedação do item “1” deste comunicado não alcança as requisições e solicitações de outros órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário os quais, em razão das atividades que realizam, devem ter acesso às informações, nos termos e limites da lei. Nesses casos os extratos devem ser encaminhados, via ofício, ao órgão interessado;
3) O fornecimento de informações sobre veículos e condutores para representantes legais deverá ser precedido de preenchimento, no caso dos despachantes, de requerimento acompanhado de cópia simples de documento de identificação do representante (Portaria DETRAN 1.288/11) e original para cotejo. No caso de cônjuge, companheiro, pai, irmão e filho, bastará a apresentação de documento de identificação. Se procurador, além do documento de identificação, deverá apresentar procuração;
4) Nos casos em que a obtenção do serviço seja realizada através de representante (cônjuge, companheiro, pai, irmão, filho, despachante ou pessoa a quem o cidadão tenha outorgado procuração) necessária a apresentação de original e cópia dos documentos requisitados, para fins de cotejo, consoante dispõe o art. 2º, §1º do Decreto 52.658/08. Fica facultada, portanto e alternativamente, a entrega de cópia autenticada;
5) A procuração, nos termos da Portaria DETRAN 1.288/11, poderá ser pública ou particular. Se instrumento público, deverá estar dentro da validade. Se particular, com reconhecimento de firma por autenticidade ou semelhança e emitida em até três meses imediatamente anteriores à data da solicitação do serviço, acompanhada de cópia simples do documento de identificação do procurador e original para cotejo;
6) O reconhecimento de firma (por semelhança ou por autenticidade) confere validade ao instrumento de mandato e é indispensável, consoante se depreende do art. 38, CPC, que excepciona a necessidade do reconhecimento de firma somente para o instrumento assinado por advogado nos autos de processo judicial (procuração ad judicia). Aquela empregada para representar alguém em repartição (v.g. DETRAN) é ad negotia e, portanto, indispensável seu o reconhecimento de firma, ainda que o procurador seja advogado. Quanto ao despachante documentalista, o art. 6º da Lei 10.602/2002 lhe confere mandato presumido dispensando-o, destarte, de procuração, salvo em casos em que a lei exija poderes especiais.
7) Nos casos em que o cidadão não for alfabetizado, a assinatura de declarações, em especial a de residência, deve ser substituída pela assinatura de duas testemunhas, que podem ser solicitadas dentre funcionários ou cidadãos usuários do serviço. A declaração, nesses casos, além da assinatura das testemunhas, conterá a indicação de seus nomes e número de RG.
8) A retirada de documentos poderá ser feita pelo cidadão ou por representante, podendo, outrossim, ser realizada por menor de idade nos casos de cônjuge, companheiro, irmão e filho. É obrigatória, em todos os casos, a apresentação do protocolo respectivo ou, na falta deste, a assinatura em livro.
9) Este Comunicado entra em vigor na data de sua publicação.
(Comunicado Detran 08/2013)