Portaria Detran.SP nº 761, de 24 de junho de 1999

O DELEGADO DE POLÍCIA DIRETOR DO DEPARTAMENTO ESTADUAL DE TRÂNSITO, no uso de suas atribuições legais e,

CONSIDERANDO que os artigos 93 a 100 da Resolução SSP-198, de 07 de dezembro de 1983, regulam o procedimento para expurgo de papéis inservíveis no âmbito da Secretaria da Segurança Pública;

CONSIDERANDO que o artigo 325 do Código de Trânsito Brasileiro estabelece o prazo de 05 (cinco) anos para a guarda dos documentos relativos à habilitação de condutores e ao registro e licenciamento de  veículos, podendo ser microfilmados ou armazenados em meio magnético ou óptico para todos os efeitos legais;

CONSIDERANDO que as prescrições administrativa e tributária operam em 5 (cinco) anos;

CONSIDERANDO que as unidades administrativas possuem reduzido espaço físico para acomodação de seus papéis;

CONSIDERANDO que o procedimento para expurgo de papéis deve ser uniforme para todas as unidades deste Departamento; e

CONSIDERANDO, finalmente, as regras contidas na Lei n.º 997/76 e Decreto n.º 8468/76, direcionadas para a responsabilidade legal de descarte aos geradores de resíduos e as restrições técnicas para a incineração de papéis através de incineradores do município de São Paulo,

RESOLVE:

Artigo 1º - Os documentos relativos ao registro de veículos deverão permanecer em arquivo durante 5 (cinco) anos, podendo ser microfilmados os documentos considerados primordiais para comprovação da transação efetuada.
I - Nas unidades que não estejam informatizadas permanecerão por 10 (dez) anos em arquivo:
os livros de registro de veículos;
as fichas de cadastro de placas; e
os documentos referentes ao controle de impressos especiais.

Artigo 2º - Os documentos relativos à habilitação de condutores permanecerão arquivadas pelo prazo de 5 (cinco) anos, podendo ser microfilmados os documentos considerados primordiais para comprovação do processo de habilitação.
I - Serão também conservados por 05 (cinco) anos:
os documentos de controle de impressos de CNH.;
as guias de remessa de CNH; e
os relatórios mensais de utilização de CNH., inclusive “anexo 4 B”.
II - Serão conservados por tempo indeterminado:
os livros atas de exames teórico e prático; e
as fichas onomásticas.

Artigo 3º - Os demais documentos ou papéis de interesse interno do Departamento, tais como fichários, pastas, protocolados etc, inexistindo regra específica, permanecerão no arquivo por 5 (cinco) anos.

Parágrafo Único.  Os documentos oriundos do Poder Judiciário, decorridos 5 (cinco) anos da data do efetivo recebimento, serão reavaliados pela autoridade de trânsito que, em decidindo pela sua inutilização, lavrará ata específica.

Artigo 4o - Os procedimentos instaurados para a regularização cadastral ou de identificação de veículos automotores, em sede exclusivamente administrativa, decorridos 5 (cinco) anos da data da decisão da autoridade de trânsito competente ou, quando for o caso, contados da inércia do requerente ou interessado.

Parágrafo Único. A autoridade competente, após minuciosa análise e mediante despacho fundamentado, justificará sua decisão para o encaminhamento vislumbrando o expurgo, devendo, ainda, selecionar as principais peças que comporam o procedimento para que sejam microfilmadas. Tal medida objetivará eventual reconstituição do feito ou fornecimento de quaisquer informações a ele inerentes, seja por parte do interessado ou mediante requisição do Poder Judiciário.

Artigo 5o – Os procedimentos administrativos punitivos, decorridos 5 (cinco) anos da data do efetivo cumprimento da penalidade imposta ou da decisão administrativa que determinou o seu arquivamento.

Parágrafo Único.  Aplica-se para a situação constante no caput deste artigo a mesma regra descrita no parágrafo único do artigo anterior.

Artigo 6º - Decorridos os lapsos temporais estabelecidos, os papéis deverão ser expurgados, observando-se a seguinte rotina:
O órgão ou o setor interessado no expurgo de papéis deverá designar uma comissão interna, formada por um encarregado(a), um(a) secretário(a) e dois funcionários da unidade interessada;
A comissão designada separará os documentos inservíveis, classificando-os em: 1) sigiloso, 2) irrelevante e 3) de relevante importância ou valor histórico;

Após a seleção dos papéis, o encarregado da comissão deverá  relacioná-los, sugerindo em cada item o destino que deverá ser dado, nos  moldes do item II do artigo 93 da Resolução SSP n.º 198/83, encaminhando a relação a Comissão de Expurgo de Papéis  do DETRAN;

O Diretor do DETRAN analisará a relação e as propostas formuladas e, aquelas que não estiverem de acordo com as normas ou não forem por ele aceitas, serão devolvidas à origem;

Em sendo acatadas as propostas, será o despacho decisório publicada na Imprensa Oficial;

Autorizada a inutilização, esta será efetivada pela Comissão que, após a operação, lavrará “termo de execução final” que será por todos assinado, procedendo-se ao depois a execução final através do processo de picotagem, efetuado através de venda dos documentos inservíveis à  empresa deste ramo, pelo melhor preço por quilograma, com a renda revertida, na Capital, para o Fundo de Solidariedade, e no interior, para entidade filantrópicas, sendo que, a cada operação, deverá ser nomeada sempre uma nova entidade, devendo constar do termo, além da assinatura dos membros da Comissão, a identificação e assinatura do funcionário que efetivamente efetuou a picotagem, bem como do encarregado representante da Comissão que acompanhou a efetivação;

Terminada a operação, todo o seu trâmite deverá constar em ata descrevendo minuciosamente o material inservível, mencionando a maneira pela qual serão preservados os papéis classificados de relevante valor histórico, assim como indicando a entidade social beneficiada, devendo ser assinada pelos membros da Comissão e pelo Diretor do DETRAN;

A ata e o termo de destinação final deverão ser elaborados em 3 (três) vias, ficando uma via no procedimento de expurgo; uma via no arquivo da repartição interessada e a outra no arquivo do expediente, na Diretoria do DETRAN.

Artigo 7º - Todas as unidades vinculadas ao Departamento Estadual de Trânsito deverão, obrigatoriamente, fazer triagens anuais em seus arquivos com o objetivo de se evitar acúmulo de papéis e, por conseqüência, facilitar o processo de expurgo.       

Artigo 8º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Portaria n.º 47, de 21 de janeiro de 1993.